בניית פורטל אירגוני

מהו פורטל ארגוני?

בדומה לפורטלי תוכן ידועים ופופולאריים ברשת, פורטל ארגוני מרכז עבור הגולש, במקרה זה עובד החברה, את המידע הרלוונטי עבורו כעובד החברה. תפקידו של הפורטל הארגוני לספק מידע לצרכים שונים – אינפורמטיביים, מעשירים, מקצועיים, מהנים, לכל עובדי הארגון.

התכנים שהפורטל הארגוני מספק מתחלקים לשני סוגים – מידע וידע.

מידע פירושו כל החומר שמצוי בידי הארגון ונגיש לכל אחד: הודעות לעיתונות, כתבות בתקשורת, מסמכים המופצים לכלל העובדים.

ידע פירושו הוא תוכן שאינו נגיש לכלל העובדים, הוא נרכש ומוחזק על ידי גורמים ספציפיים והוא מתוחם וממודר. דוגמא לידע הם נתונים העוברים במייל האישי של כל עובד.

נקודת ההתמשקות בין המידע לבין הידע היא הפורטל הארגוני. כחלק מתפיסה כוללת של שינוי הגישה לפיה הידע הוא נחלתם של בודדים, פותח הנושא של פורטל ארגוני, שתפקידו לנהל את הידע הקיים בחברה ולשמש צינור להעברתו לכלל העובדים.

הפורטל הארגוני, מעבר לתפקידו כמנהל ידע, מתממשק עם מערכות לניהול מידע נוספות בארגון, כגון ה-CRM או ה-ERP.

ישנם כמה אפיקי פעילות תוך-ארגונית שבהם משתלב הפורטל הארגוני:

1. ניהול ותיאום פעילויות לשיתוף ידע וניהול פרויקטים מבוססי ידע.

2. שיתוף ידע ומידע בצורה קלה ונגישה ובמיוחד מנוע חיפוש קל ויעיל

3. ניהול ותיאום פעילויות המצריכות שיתוף פעולה בין עובדים.

על מנת לממש את הייעודים האלה, מרבית הפורטלים הארגונים כוללים את היישומים הבאים:

1. מנוע חיפוש – שהוא מהותי להצלחתו של כל פורטל ולמעשה, הוא המפתח לקיומו.

2. מסדי נתונים דינמיים, עשירים במידע, אשר מתעדכנים באופן שוטף.

3. אפשרות לפרסונליזציה על ידי כל עובד, שיבחר את התכנים הרלוונטיים והמעניינים אותו. לצרכים עסקיים, הפורטל הארגוני גם יכול להיות בנוי על מידור והרשאות, כדי למנוע זליגת מידע למקומות לא רצויים.

4. אמצעים לתקשורת בין עובדים – מסרים מיידיים, פורומים, רשת חברתית תוך-ארגונית.

5. דואר פנימי לצרכים בין אישיים וצרכי עבודה.

6. אפשרות לתקשורת בין ההנהלה לבין העובדים

7.כלים יישומיים ויומיומיים לכל עובד – חדשות, ניוזלטר, עדכוני מטעם משאבי אנוש, טפסים וכדו'.

הצלחתו של הפורטל איפוא טמונה בקלות השימוש, בנגישות, בזרימת המידע ובנכונות הארגון לשיתוף הידע.

ריפרש מתמחה בפיתוח ובהטמעה של פורטלים ארגונים בתוך חברות.

טור על יישום פורטל ארגוני אצל אחד מלקוחותינו אפשר לקרוא כאן.