כל עסק עושה שימוש בטלפוניה, אם זה טלפונים קוויים או סלולאריים ולרוב שילוב של מכשירים רבים משני הסוגים. שיחות חשובות ביותר נכנסות ויוצאות בעסקים מדי יום ומהוות רכיב משמעותי ביותר בפעילות העסקית. כיצד מקדמים ניהול עסקים חכם, באמצעות שירותי מרכזייה מקצועיים?
פסגת הטכנולוגיה, בצריכה נוחה
תקשורת נמצאת בלב הפעילות העסקית, מאז ומתמיד. כאשר עולם הטכנולוגיה התפתח והשתלב בעולם העסקים, התקשורת הייתה אחד התחומים הראשונים שבהם עובדה זו קיבלה ביטוי. זאת, כולל בנושא מרכזיות, אשר היו מבוססות בהתחלה על טכנולוגיות אנלוגיות ופשוטות למדי. כיום, המרכזיות הן דיגיטאליות, משוכללות בהרבה וזמינות לכל עסק ממוצע בעלויות נוחות. אין הכרח לרכוש מרכזיה כזו ואפילו עדיף לצרוך זאת כשרות. עסק אשר מקפיד לבחור שירותי מרכזיה מתאימים, איכותיים, ייהנה גם מיכולות טכנולוגיה מתקדמת זו וגם מיתרונות צריכתה במודל של שירותי ענן. כל הקשור לטלפוניה בעסק יקבל כך שדרוג מהיר, עם השפעה חיובית לרוחב הפעילות השוטפת. תודות לניהול המתקדם ולשליטה המרבית, העסק יוכל למצות היבטים שונים של השימוש בטלפוניה, דוגמת ההיבט החשוב ביותר של אינטראקציה עם לקוחות.
מאפיינים חשובים
כמה מאפיינים מרכזיים של שרות מרכזיה מסוג זה, הם:
- ניהול שלוחות – ניהול מרוכז וקל של השלוחות השונות במערכת והפעילות שמתבצעת בהן.
- ניהול שיחות – הקלטת שיחות, גיבוי, חיפוש, ביצוע שיחות ועידה ועוד.
- אינטגרציה למערכות עסקיות – אינטגרציה קלה למערכות עסקיות אחרות, דוגמת מערכת CRM.
- דו"חות שונים – המידע הרב שמצטבר במערכת, זמין עבורכם גם באמצעות יכולת קלה של שהפקת דו"חות מסוגים שונים.
- ניתוב שיחות מתקדם – מנגנון Interactive Voice Responseמאפשר אינטראקציה ראשונית מתוחכמת עם לקוח מתקשר.IVR מאפשר למשל להשמיע ללקוח הודעות שונות או מוזיקה בהמתנה (חברות רבות עושות את זה, חלקן מצליחות וחלקן קצת פחות) ולנתב את עצמו לשלוחה המבוקשת במערכת הטלפוניה.
- שרותי מספור – שירותי מספור, כולל האפשרות לחבר משתתפים בשיחות ועידה, באמצעות חיוג למספר מקומי מיוחד.
יתרונות נוספים
- לדבר בחינם – שיחות פנימיות בעסק, תוכלו לבצע בחינם.
- גמישות – ניתן לשימוש מכל מקום ומכל מכשיר. זאת, גם במקרים של כשל במערכות המחשוב הפנימיות שלכם.
- אבטחה משופרת – יכולות אבטחה שונות, כולל הצפנה.
- יתרונות שירותי הענן – מעבר ליתרונות שציינו, אשר חלקם קשורים ליתרונות שירותי הענן, מודל צריכה זה מספק גם חסכון מבחינת ציוד פנימי בעסק, הקלה בעלויות וגמישות שימוש רבה.
בחירת ספק
- התמחות – רצוי כמובן, לבחור בספק אשר מתמחה בתחום זה.
- מוניטין – לבדוק לגבי שמו הטוב של הספק, אצל קולגות שלכם ובחיפוש חופשי לגביו באינטרנט.
- תמיכה איכותית וזמינה – מעבר לתפקוד שוטף של השרות עצמו, עשויה להידרש עבורכם מהספק מדי פעם גם תמיכה טכנית. חשוב שתמיכה זו תהיה זמינה מאוד, מקצועית וזריזה.
- לנסות ולמדוד – מאחר שמדובר במודל של שרותי ענן, קל יחסית לנסות ספקים שונים בתחום זה. מומלץ לנצל עובדה זו וכן לבצע מדידות שונות של התועלת שאתם מפיקים מעבודה עם ספק כזה. כך תוכלו להשוות ספקים בצורה טובה יותר.
לסיכום
שירותי מרכזיה מקצועית, הם בהחלט דבר שכדאי לכל עסק מתוחכם לבדוק.
