יעילה וחזקה – כך תבחרו את המדפסת למשרד שלכם

בחירת מדפסת למשרד, היא החלטה מורכבת. הדגמים רבים מאוד. היצרנים מגוונים. המחירים גם כן בטווח לא קטן. סביר שתחפשו מדפסת יעילה וחזקה. בכל זאת, מדובר בהדפסה מרובה, בסביבה עסקית תובענית. אז האם עדיף לרכוש מדפסת לייזר? אולי הזרקת דיו? מה לגבי משולבת – כדאי או לא? ללא ספק, יש שאלות רבות לתת להן מענה. הנקודות הבאות, עשויות להקל על הבחירה:

היבטי עלות

בהנחה שהמדפסת הממוצעת היא כיום טובה מספיק עבור דרישות המשרד הממוצע, ישנו היגיון עבור עסקים לתת דגש מיוחד לנושא העלויות. בחירה בדגם מסוים, תהיה בעלת השלכות רבות מבחינה זו. ייתכן שיש לכם תקציב מוגדר מראש עבור רכישת המדפסת. מעבר לו, יש כמה נקודות שכדאי לקחת בחשבון. כמו כן, ישנה האפשרות המשמעותית מאוד של שימוש בדיו חלופי. לשם ההמחשה – תוכלו למצוא דיו למדפסת Brother MFC-J470dw באתר XL דיו, שהוא באותה כמות דיו כמו המקורי או יותר. כל זאת, במחיר של ראש דיו שהוא כ-20% מהמקורי!

עוד משמעותיים בהיבט הכספי, מחיר הנייר ועלות ממוצעת של דף מודפס. היבטי העלות, הולכים יד ביד עם אופי השימוש שלכם במדפסת. כמובן, תמיד כדאי לרשום לעצמכם מידע על ההוצאות בפועל בהקשרים אלה, שאז תוכלו בעתיד להתייחס לנקודות אלה, על בסיס עובדתי מוצק במקום על הערכות.

הגדרת דרישות ובחירת סוג כללי

מעבר לכך, החלטה ראשונית מרכזית היא לגבי סוג וגודל המדפסת. הכוונה להחלטה, האם דרושה מדפסת לייזר? מדפסת הזרקת דיו? מדפסת משולבת או רגילה? ועבור איזה סדר גודל של הדפסות? בהקשר עסקי, ניתן לשאול אם מחפשים מדפסת לכמויות הדפסה קטנות או מדפסת מחלקתית, אשר תשרת עובדים רבים במקביל, ממחלקות שונות בעסק. כל זאת, במסגרת הגדרת דרישות כללית לגבי המדפסת. עבור רכישת מדפסת יעילה וחזקה, תצטרכו להגדיר לעצכם מה זה אומר מבחינתכם. יעילה בעיקר בהדפסת טקסט? בהדפסה גראפית צבעונית? חזקה מבחינת עמידות בהיקפי הדפסה גבוהים במיוחד? מבחינת אורך חיים צפוי?

התמקדות ביצרן, ספק ודגם

עסקים רבים כבר מנוסים עם יצרני מדפסות ספציפיים, ספקים בתחום זה, דגמים ומשפחות דגמים שונות. זהו כמובן ניסיון חשוב מאוד, אם כי סביר בהחלט שיש נוספים איכותיים, שעוד לא מוכרים לכם. ניתן להתמקד במוכר לכם או לעשות ניסיון עם חדשים. בכל מקרה, כדאי לשים לב ל

• יצרן – יצרן איכותי, שבולט בסוג המדפסות שבחרתם.
• ספק מקומי – ספק מקומי, שהתמיכה שתקבלו ממנו מקצועית ואמינה.
• דגם – מתי הדגם הספציפי הזה יצא לשוק? האם יש בקו המוצרים שלו כבר דגם חדש יותר? מה הביקורות שקו המוצרים הזה מקבל? המדפסת הספציפית שאתם בודקים?

המפרט הטכני

פרטי הפרטים הטכניים של המדפסות שאתם בוחנים, הוא נושא שתצטרכו כמובן להתעמק בו היטב. למשל, נקודות כגון

• פרודוקטיביות ונוחות עבודה – תפוקת המדפסת והפרודוקטיביות של עובדים שמשתמשים בה. כמה דפים היא יכולה להחזיק במגשים? האם יש הזנת דפים אוטומטית לסריקה (Automatic Document Feeder – ADF)? האם התצוגה נוחה לשימוש?
• קצב הדפסה – כמה דפים בממוצע, המדפסת יכולה להדפיס בזמן נתון? בצבע? בשחור? זהו למעשה, עוד היבט של נושא הפרודוקטיביות.
• איכות ההדפסה – בעוד שאיכות הדפסת טקסט וגרפיקה פשוטה נוטה להיות גבוהה מאוד, עשויים להיות הבדלים באיכות הדפסת התמונות.
• תקשורת – אופני התקשורת של המדפסת עם סביבתה. הן בחיבור קווי ישיר והן מבחינת חיבורים אלחוטיים.

לסיכום

בחירה חכמה של מדפסת למשרד, תשרת אתכם היטב למשך שנים.